Miksi rakensimme RehtIO Whistlen

Ilmoittajansuojelulaki tuli voimaan vuoden 2023 alussa, ja sen myötä jokaisen vähintään 50 työntekijän organisaation on tarjottava henkilöstölleen luottamuksellinen kanava väärinkäytösten ilmoittamiseen. Kun katsoimme, millaisilla välineillä yritykset velvoitetta hoitavat, tarjolla oli raskaita kokonaisuuksia aloitusmaksuineen ja käyttöönottoprojekteineen sekä kevyempiä palveluita, joissa ilmoittajan tiedot kulkivat ulkomaisten pilvipalveluiden kautta. Siitä RehtIO Whistle sai alkunsa.

Suomalainen yritys, suomalaisille yrityksille, Suomessa

RehtIO on perustajiensa rakentama ja pyörittämä suomalainen yritys. Rakennamme laadukkaita ja edullisia ohjelmistoja suomalaisille yrityksille, Suomessa ja suomalaisin ehdoin, ja RehtIO Whistle on ensimmäinen tuotteemme. Pieni tiimi tarkoittaa, että ne, jotka rakentavat palvelua, myös vastaavat asiakkaiden kysymyksiin.

Ilmoitukset säilytetään Helsingissä ISO 27001 -sertifioidussa infrastruktuurissa, niiden sisältö ja liitteet salataan, eikä yhdysvaltalainen pilvipalvelu käsittele niitä missään vaiheessa. Asiakkaidemme tietoja ei myöskään käytetä tekoälymallien kouluttamiseen eikä lähetetä tekoälypalveluille. Siitä, miksi palvelimen sijainti ei yksin riitä, olemme kirjoittaneet erikseen: mitä CLOUD Act tarkoittaa ilmoituskanavalle.

Reilu hinta

Lakisääteisen velvollisuuden hoitaminen ei saisi olla kallista, joten hinnoittelussa on kaksi kiinteää pakettia. Starter on tarkoitettu alle 50 työntekijän yrityksille ja maksaa 299 euroa vuodessa, Standard vähintään 50 työntekijän yrityksille ja maksaa 499 euroa vuodessa. Hintoihin lisätään arvonlisävero. Aloitusmaksuja ei ole, ylläpitäjiä ja käsittelijöitä voi kutsua rajattomasti, ja ensimmäisen laskun ajankohdan voi valita itse. Edullinen hinta on mahdollinen, koska ylläpidämme palvelua itse kevyellä eurooppalaisella teknologiapinolla ilman kalliita lisenssimaksuja.

Helppo ottaa käyttöön

Ilmoituskanava on harvalle yritykselle ydinliiketoimintaa, eikä siihen haluta käyttää viikkoja projektityötä tai IT-osaston aikaa. Asetimme siksi tavoitteeksi, että kanava on käytössä noin puolessa tunnissa ilman teknistä osaamista. Käytännössä käyttöönotossa syötetään organisaation perustiedot, kutsutaan käsittelijät, laaditaan lain edellyttämät asiakirjat valmiista pohjista ja jaetaan kanavan linkki henkilöstölle. Kanava toimii suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi, ja sen yhteydessä on ilmoittajille tarkoitettu tietosivu, joka kertoo, miten ilmoitus käsitellään ja milloin ilmoituksen voi tehdä viranomaiselle.

Käyttöönoton jälkeen palvelu huolehtii lain edellyttämistä määräajoista: ilmoituksen vastaanotto vahvistetaan seitsemän päivän kuluessa, palaute annetaan kolmen kuukauden kuluessa, ja käsittelijöille lähetetään automaattiset sähköpostimuistutukset ennen määräaikojen umpeutumista.

Valmiit asiakirjapohjat

Suurin osa ilmoittajansuojelulain työstä on asiakirjoja: tietosuojaseloste, vaikutustenarviointi, käsittelyohje, käsittelijöiden nimeäminen ja henkilöstötiedote. Palveluun kuuluu niille valmiit pohjat, joissa palvelua koskevat kohdat on jo kirjoitettu ja organisaatio täydentää vain omat tietonsa, sekä käsittelijän opas ja käyttöönoton muistilista. Pohjat kuuluvat kumpaankin pakettiin, ja niistä on oma kirjoituksensa.

Anonymiteetti on rakennettu sisään

Jos työntekijä epäilee, että hänen henkilöllisyytensä voidaan selvittää, hän jättää ilmoittamatta. Anonymiteetin pitää siksi mielestämme perustua siihen, ettei tunnistettavia tietoja kerätä alun perinkään. Kanava ei tallenna ilmoittajan IP-osoitetta, ei käytä evästeitä tai laiteseurantaa eikä kysy nimeä tai sähköpostiosoitetta. Ilmoittaja saa henkilökohtaisen pääsykoodin, jolla hän seuraa tapaustaan ja viestii käsittelijän kanssa, ja liitteistä poistetaan piilotetut metatiedot, kuten kuvauspaikka ja laitteen tiedot, ennen tallennusta. Siitä, miten tämä on toteutettu, kerromme tarkemmin toisessa julkaisussa.

Jos yrityksessänne mietitään kanavan käyttöönottoa, RehtIO Whistleä voi kokeilla 14 päivää maksutta, ja täältä näkee, miten se toimii. Jos jokin edellä kuvatuista valinnoista tuntuu teistä väärältä, kuulemme siitä mielellämme.