Käsittelijän muistilista ensimmäiseen ilmoitukseen

Ilmoituskanava on ollut käytössä kuukausia, ja eräänä aamuna sähköpostissa odottaa viesti: uusi ilmoitus on saapunut. Ensimmäinen ilmoitus jännittää, vaikka käsittelijät olisi nimetty ajoissa. Mitä pitää tehdä ensin, mitä saa kysyä ja mitä ei missään nimessä pidä tehdä?

Ilmoittajansuojelulaki vastaa näihin kysymyksiin melko tarkasti, kunhan vaiheet käy läpi oikeassa järjestyksessä. Vaikeissa tapauksissa tarvitaan juristia, mutta perusasiat voi hoitaa oikein jo ensimmäisellä kerralla.

1. Kuittaa ilmoitus vastaanotetuksi

Ilmoittajalle on toimitettava vastaanottoilmoitus seitsemän päivän kuluessa siitä, kun ilmoitus on vastaanotettu (15 §). Määräaika alkaa ilmoituksen saapumisesta kanavaan, ei siitä, kun joku ehtii avata sen.

Kuittaus on lyhyt: kiitos ilmoituksesta, se on vastaanotettu ja asia otetaan käsittelyyn. Sisältöön ei oteta kantaa, eikä lopputulosta luvata. Nimettömästä ilmoituksesta laki ei edellytä kuittausta (17 §), mutta jos ilmoittaja pystyy lukemaan viestejä, kuittaus kannattaa mielestäni lähettää silti. Määräaikoja käsittelimme tarkemmin kirjoituksessa ilmoituksen käsittelyn kahdesta määräajasta.

2. Arvioi, kuuluuko ilmoitus lain piiriin

Ilmoittajansuojelulaki koskee rikkomuksia, jotka liittyvät lain 2 §:ssä lueteltuihin aloihin, kuten julkisiin hankintoihin, rahoituspalveluihin, tuoteturvallisuuteen, ympäristönsuojeluun ja tietosuojaan. Kaikki kanavaan tulevat viestit eivät kuitenkaan kuulu tähän joukkoon, esimerkiksi erimielisyys esihenkilön kanssa on henkilöstöasia.

Lain ulkopuolelle jäävää ilmoitusta ei silti sivuuteta. Asia ohjataan oikeaan paikkaan, esimerkiksi HR:lle tai työsuojeluun, ilmoittajalle kerrotaan, mihin se siirtyi ja miksi, ja arvion perustelut kirjataan.

3. Tarkista esteellisyys

Lain mukaan ilmoituksen käsittelijän on voitava hoitaa tehtävänsä puolueettomasti ja riippumattomasti (14 §). Ilmoitus luetaan siksi ensin yhtä kysymystä varten: koskeeko se minua itseäni, esihenkilöäni tai jotakuta läheistäni?

Jos vastaus on kyllä, käsittely siirretään heti toiselle nimetylle käsittelijälle, eikä esteellinen henkilö osallistu selvitykseen. Siksi organisaatiolla on syytä olla vähintään kaksi käsittelijää jo ennen ensimmäistä ilmoitusta. RehtIO Whistlessä esteellisen käsittelijän voi rajata pois yksittäisestä tapauksesta, jolloin hän ei enää näe tapausta eikä saa siitä ilmoituksia. Vähintään yhden käsittelijän on kuitenkin aina nähtävä tapaus.

4. Tarkenna, mutta suojaa ilmoittaja

Ensimmäinen ilmoitus on harvoin täydellinen: siitä puuttuu usein ajankohtia, paikkoja tai tieto todisteista. Tarkentavat kysymykset esitetään tapauksen viestien kautta. Nimetön ilmoittaja näkee ne vasta avatessaan tapauksen uudelleen pääsykoodillaan, joten vastaus voi viipyä hetken.

Nimettömän ilmoittajan kohdalla kysymykset on muotoiltava huolellisesti. Tiimi, työvuoro tai tieto siitä, kuka muu oli paikalla, kaventavat jokainen joukkoa, josta ilmoittaja voidaan päätellä, eikä niitä siksi kysytä. Hyviä kysymyksiä ovat esimerkiksi:

• Milloin tapahtunut alkoi, ja jatkuuko se edelleen?
• Onko olemassa asiakirjoja tai muuta aineistoa, josta asia voidaan todentaa?
• Onko asiasta ilmoitettu aiemmin jollekin muulle?

Ilmoittajan henkilöllisyys ja tiedot, joista sen voi päätellä, ovat salassa pidettäviä (32 §). Jos selvitykseen tarvitaan ulkopuolista asiantuntijaa, tietoja saa antaa vain sen verran kuin selvittäminen välttämättä vaatii (33 §).

5. Selvitä ja dokumentoi

Käsittelijän on ryhdyttävä tarpeellisiin toimenpiteisiin ilmoituksen paikkansapitävyyden selvittämiseksi ja tarvittaessa rikkomiseen puuttumiseksi (16 §). Käytännössä se tarkoittaa asiakirjojen läpikäyntiä, haastatteluja ja tarvittaessa ulkopuolista asiantuntijaa, kuten tilintarkastajaa tai juristia.

Jokainen vaihe kirjataan sitä mukaa kuin se tehdään: mitä tarkistettiin, kenen kanssa puhuttiin ja mihin johtopäätökseen tultiin. Dokumentaatio suojaa kaikkia osapuolia, sillä ilmoituksen kohteella on oikeus tasapuoliseen käsittelyyn ja organisaation on pystyttävä myöhemmin osoittamaan, että asia selvitettiin asianmukaisesti.

6. Anna palaute kolmen kuukauden kuluessa

Palaute on annettava kolmen kuukauden kuluessa vastaanottoilmoituksesta (16 §). Siinä kerrotaan, mihin toimenpiteisiin ilmoituksen perusteella on ryhdytty tai aiotaan ryhtyä. Selvityksen ei tarvitse olla valmis, mutta ilmoittajan on saatava tietää, mitä asialle on tehty.

Palautteessa ei kerrota yksittäisiin työntekijöihin kohdistuneista seuraamuksista eikä paljasteta tietoja, jotka voisivat vaarantaa selvityksen. Nimettömästä ilmoituksesta palautetta ei lain mukaan tarvitse antaa (17 §), mutta tavoitettavissa olevalle ilmoittajalle se on hyvä käytäntö samasta syystä kuin kuittaus.

7. Sulje tapaus ja muista säilytysaika

Kun selvitys on valmis ja palaute annettu, tapaus suljetaan ja sulkemisen syy kirjataan, esimerkiksi ratkaistu, perusteeton tai siirretty muualle. Ilmoituskanavan kautta tulleet tiedot on poistettava viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, jollei säilyttäminen ole välttämätöntä esimerkiksi oikeudellisen vaateen vuoksi (29 §). Henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä käsittelyn kannalta, on poistettava jo aiemmin ilman aiheetonta viivytystä. Tällaisen tiedon, esimerkiksi sivullisen nimen, voi RehtIO Whistlessä poistaa ilmoituksen kuvauksesta tai viestistä muuta tekstiä muuttamatta. Poistetun kohdan tilalle jää merkintä […], ja poisto kirjataan tarkastuslokiin.

Luottamus rakentuu ensimmäisestä tapauksesta

Ensimmäinen ilmoitus on organisaatiolle tärkeä. Henkilöstö seuraa, saako ilmoittaja vastauksen ajallaan, pysyykö hänen henkilöllisyytensä salassa ja korjataanko asia. Jos ensimmäinen tapaus hoidetaan huonosti, luottamus voi horjua.

Osan muistamisesta voi jättää työkalulle. RehtIO Whistlessä jokaiselle tapaukselle nimetään vastuukäsittelijä, esteellinen käsittelijä voidaan rajata pois, määräajoista muistutetaan sähköpostitse, sisäiset muistiinpanot pysyvät ilmoittajalta piilossa, tarpeettomat henkilötiedot voi poistaa jäljitettävästi ja viiden vuoden säilytysaika hoituu automaattisesti, tarvittaessa poistokiellolla. Katso, miten käsittely toimii, tai kokeile 14 päivää maksutta.