Ilmoituksen käsittelyn kaksi määräaikaa: 7 päivää ja 3 kuukautta

Ilmoittajansuojelulaki asettaa sisäiselle ilmoituskanavalle kaksi määräaikaa. Ilmoittajalle on toimitettava vastaanottoilmoitus seitsemän päivän kuluessa (15 §), ja palaute ilmoituksen johdosta tehdyistä toimenpiteistä on annettava kolmen kuukauden kuluessa (16 §). Määräajat voivat unohtua juuri silloin, kun kanava on ollut pitkään hiljainen ja ensimmäinen ilmoitus saapuu yllättäen.

Määräajat koskevat jokaista ilmoitusta, myös niitä, jotka osoittautuvat myöhemmin aiheettomiksi. Nimettömien ilmoitusten osalta laki ei edellytä kuittausta eikä palautetta (17 §). Jos ilmoittaja on kuitenkin tavoitettavissa esimerkiksi tapauksen viestien kautta, on mielestäni hyvä käytäntö toimia samoin kuin nimellisten ilmoitusten kanssa.

Seitsemän päivää vastaanottokuittaukseen

Seitsemän päivän määräaika alkaa siitä, kun ilmoitus saapuu kanavaan, ei siitä, kun joku avaa sen. Perjantai-iltana ennen lomaviikkoa tehty ilmoitus on siis kuitattava viimeistään seuraavana perjantaina, vaikka ainoa käsittelijä olisi koko viikon poissa. Laki ei tunne lomakausia.

Kuittaus vahvistaa ilmoittajalle, että ilmoitus on tullut perille ja että joku on ottanut sen käsiteltäväkseen. Siinä ei tarvitse ottaa kantaa ilmoituksen sisältöön, eikä siinä pidä luvata mitään lopputuloksesta. Seitsemän päivää on lain sallima enimmäisaika, ja lyhyt kuittaus kannattaa lähettää heti, kun ilmoitus on luettu. Nopea kuittaus kertoo ilmoittajalle, että kanavan toisessa päässä on ihminen, ja juuri siitä luottamus kanavaan syntyy.

Kolme kuukautta palautteeseen

Palaute on annettava viimeistään kolmen kuukauden kuluttua vastaanottokuittauksesta. Palautteessa ilmoittajalle kerrotaan, mihin toimenpiteisiin ilmoituksen johdosta on ryhdytty tai aiotaan ryhtyä ja millä perusteella. Kyse on siis selonteosta käsittelyn tilasta eikä tutkinnan lopputuloksesta.

Kolmessa kuukaudessa ei aina ehdi selvittämään monimutkaista asiaa loppuun asti, eikä laki sitä vaadikaan. Jos selvitys on kesken, ilmoittajalle kerrotaan, mitä tähän mennessä on tehty ja mitä seuraavaksi tapahtuu. Esimerkiksi tieto siitä, että asiakirjat on käyty läpi ja haastattelut ovat käynnissä, on jo palautetta.

Mitä palautteessa ei saa kertoa

Palaute ei saa vaarantaa selvitystä eikä loukata muiden ihmisten oikeuksia. Ilmoituksen kohteena olevien henkilöiden nimiä ei kerrota, eikä myöskään yksittäistä työntekijää koskevia kurinpitotoimia. Ilmoittaja saa tietää, että asiaan on puututtu, mutta ei sitä, millainen seuraamus kenellekin on annettu.

Käytännössä palautteessa voidaan todeta esimerkiksi, että ilmoituksen perusteella on tehty sisäinen selvitys, että havaitut puutteet on korjattu ja että toimintaohjetta on täsmennetty. Se riittää kertomaan ilmoittajalle, että hänen viestinsä johti johonkin. Rajalle on hyvä syy: ilmoituksen kohteella on oikeus asianmukaiseen ja luottamukselliseen käsittelyyn aivan kuten ilmoittajallakin, ja käsittelijän tehtävänä on pitää molemmista kiinni samaan aikaan.

Miten määräajat pidetään

Ensimmäinen ja tärkein asia on nimetä käsittelijälle varahenkilö, jotta ilmoitus ei jää lukematta loman tai sairausloman aikana. Yhden ihmisen varassa oleva kanava on riski jokaisena lomaviikkona.

Toinen asia on kalenteri. Kun ilmoitus on kuitattu, palautteen määräaika merkitään heti muistiin kuittauspäivästä laskettuna, ja mieluummin muutamaa viikkoa aikaisemmaksi kuin viimeiselle päivälle. Kolmas asia on kirjata toimenpiteet sitä mukaa kuin niitä tehdään. Silloin palautteen kokoaminen on muutaman minuutin työ eikä kolmen kuukauden muistelua.

Seitsemän päivää ja kolme kuukautta ovat helppoja lukuja muistaa, kunhan ne on päätetty muistaa. RehtIO Whistle näyttää jokaisen ilmoituksen määräajat käsittelynäkymässä ja muistuttaa niistä käsittelijöitä sähköpostitse.