Tietojenkäsittelysopimus

Tämä tietojenkäsittelysopimus on osa RehtIO Oy:n (Y-tunnus 3637302-8, jäljempänä RehtIO) ja palvelua tilaavan organisaation (jäljempänä Asiakas) välisiä käyttöehtoja. Se koskee henkilötietoja, joita RehtIO käsittelee Asiakkaan lukuun RehtIO Whistle -palvelussa, ja täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 (jäljempänä tietosuoja-asetus) 28 artiklan vaatimukset. Asiakas hyväksyy tämän sopimuksen yhdessä käyttöehtojen kanssa rastittamalla hyväksymisruudun pakettia valitessaan. Jos tämä sopimus ja käyttöehdot ovat henkilötietojen käsittelyn osalta ristiriidassa, noudatetaan tätä sopimusta.

• Käsittelyn kohde ja tarkoitus: ilmoituskanavan ja Ilmoitusten käsittelyn tarjoaminen Asiakkaalle, jotta Asiakas voi täyttää ilmoittajansuojelulain (1171/2022) ja direktiivin (EU) 2019/1937 mukaiset velvoitteensa. • Käsittelyn luonne: Ilmoitusten ja viestien vastaanottaminen, tallentaminen, salaaminen, välittäminen ja näyttäminen Asiakkaan Nimetyille käsittelijöille sekä niiden poistaminen. • Kesto: Asiakkaan Tilauksen voimassaoloaika ja sen jälkeen, kunnes tiedot on poistettu sopimuksen päättymistä koskevan kohdan mukaisesti. • Rekisteröityjen ryhmät: Ilmoittajat; Ilmoituksen kohteina mainitut henkilöt; todistajat ja muut Ilmoituksissa mainitut henkilöt; Asiakkaan Nimetyt käsittelijät. • Henkilötietotyypit: Ilmoitusten ja viestien sisältö ja liitetiedostot; tapaustiedot, kuten päivämäärät, tilat ja tarkastuslokiin kirjatut Nimettyjen käsittelijöiden toimenpiteet. Ilmoitukset voivat sisältää erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja sekä rikoksiin liittyviä tietoja. RehtIO:n omaa käsittelyä rekisterinpitäjänä – käyttäjätilejä, laskutusta ja asiakasviestintää – kuvataan tietosuojaselosteessa, eikä siihen sovelleta tätä sopimusta.

RehtIO käsittelee henkilötietoja ainoastaan Asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Ohjeita ovat tämä sopimus, käyttöehdot sekä Asiakkaan tapa käyttää Palvelun toimintoja, kuten ilmoitusten käsittelijöiden nimeäminen ja Ilmoitusten käsittely. Muut ohjeet on annettava kirjallisesti, ja niiden on sovittava yhteen Palvelun sisällön kanssa. RehtIO ei käsittele tietoja omiin tarkoituksiinsa eikä käytä niitä tekoälymallien kouluttamiseen. Jos EU:n tai jäsenvaltion lainsäädäntö edellyttää muuta käsittelyä, RehtIO ilmoittaa siitä Asiakkaalle ennen käsittelyä, jollei kyseinen lainsäädäntö kiellä ilmoittamista. RehtIO ilmoittaa Asiakkaalle viipymättä, jos ohje sen näkemyksen mukaan rikkoo tietosuojalainsäädäntöä. RehtIO ei siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto edellyttäisi Asiakkaan ohjetta ja tietosuoja-asetuksen V luvun mukaista suojatoimea.

RehtIO varmistaa, että jokainen, jolle se antaa oikeuden käsitellä henkilötietoja, on sitoutunut noudattamaan salassapitoa tai on lakisääteisen salassapitovelvollisuuden alainen. RehtIO:n henkilöstö ei pääse Ilmoitusten sisältöön: Ilmoituksen avaamiseen tarvittavia avaimia käyttää vain Palvelu itse, kun Nimetty käsittelijä tai Ilmoittaja avaa Ilmoituksen, ja infrastruktuuria ylläpidetään salattujen tietojen parissa.

RehtIO toteuttaa tietosuoja-asetuksen 32 artiklan edellyttämät tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, muun muassa: • Palvelua ylläpidetään Suomessa (UpCloud, Helsinki); salattu varmuuskopio säilytetään toisessa sijainnissa Suomessa (Hetzner). • Jokainen Ilmoitus salataan sovellustasolla omalla avaimellaan ennen tallentamista, ja sen liitetiedostot ja viestit samalla avaimella. Avain tallennetaan vain salattuna: kerran EU:ssa sijaitsevan avaintenhallintapalvelun (Scaleway) avaimella, joka on sidottu Asiakkaaseen, ja kerran Ilmoittajan pääsykoodista johdetulla avaimella. • Pääsykoodi näytetään Ilmoittajalle kerran, ja se tallennetaan vain suolattuna tiivisteenä. • Vain Nimetyt käsittelijät voivat lukea Ilmoituksia. Asiakas voi edellyttää, että he vahvistavat henkilöllisyytensä toisella tunnistautumistekijällä (TOTP) ennen sisällön näyttämistä, ja istunnot päättyvät käyttämättömyyden jälkeen. • Ilmoituksiin kohdistuvat toimenpiteet kirjataan tarkastuslokiin. • Ilmoitusten sisältöä ei koskaan kirjoiteta lokeihin, eikä verkkopalvelin kirjaa ilmoituskanavaan kohdistuvia pyyntöjä. Ilmoittajilta ei kerätä IP-osoitteita eikä laitetietoja. • Liitetiedostoista poistetaan tunnistettavat metatiedot, ja ne tarkistetaan haittaohjelmien varalta ennen salaamista. • Tietoliikenne salataan TLS-protokollalla; julkisia rajapintoja suojataan pyyntörajoituksilla ja itse ylläpidetyllä bottitarkistuksella. • Ilmoitusten sisältö pysyy salattuna myös varmuuskopioissa, ja toisessa sijainnissa säilytettävä kopio salataan kokonaisuudessaan ennen kuin se lähtee RehtIO:n infrastruktuurista. Palautuksia testataan, ja poistetut tiedot poistuvat varmuuskopioista 30 päivän kuluessa. RehtIO voi päivittää näitä toimenpiteitä, kunhan tietoturvan yleinen taso ei heikkene.

Asiakas antaa RehtIO:lle yleisen luvan käyttää Palvelun alikäsittelijäsivulla lueteltuja alikäsittelijöitä. RehtIO sitoo jokaisen niistä sopimuksella samoihin tietosuojavelvoitteisiin kuin tässä sopimuksessa ja vastaa Asiakkaalle täysimääräisesti niiden toiminnasta. RehtIO ilmoittaa Asiakkaalle sähköpostitse suunnitellusta alikäsittelijän lisäämisestä tai vaihtamisesta vähintään 30 päivää ennen muutoksen voimaantuloa. Asiakas voi vastustaa muutosta perustellusta tietosuojaan liittyvästä syystä tämän ajan kuluessa. Jos osapuolet eivät pääse vastustuksesta yhteisymmärrykseen, Asiakas voi irtisanoa Tilauksen päättymään ennen muutoksen voimaantuloa.

Käsittelyn luonne huomioon ottaen RehtIO avustaa Asiakasta asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein vastaamaan pyyntöihin, jotka koskevat rekisteröityjen oikeuksien käyttämistä. Palvelun kautta Nimetyt käsittelijät pääsevät niihin Ilmoituksiin, joita tällaisiin pyyntöihin vastaaminen edellyttää. RehtIO välittää Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä kaikki vastaanottamansa Ilmoituksia koskevat pyynnöt eikä vastaa niihin itse, ellei Asiakas sitä ohjeista. Ilmoittajansuojelulain 31 §:n rajoitusten soveltaminen kuuluu Asiakkaalle rekisterinpitäjänä.

RehtIO ilmoittaa Asiakkaalle Asiakkaan henkilötietoihin kohdistuvasta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 48 tunnin kuluessa siitä, kun se on saanut loukkauksen tietoonsa. Ilmoituksessa kuvataan, siltä osin kuin se on tuolloin tiedossa, loukkauksen luonne, asianomaisten rekisteröityjen ja tietueiden ryhmät ja arvioidut lukumäärät, loukkauksen todennäköiset seuraukset sekä toteutetut tai ehdotetut toimenpiteet; RehtIO täydentää ilmoitusta sitä mukaa kuin tietoa kertyy. Käsittelyn luonne ja käytettävissään olevat tiedot huomioon ottaen RehtIO avustaa Asiakasta myös tietosuoja-asetuksen 32–36 artiklan mukaisten velvoitteiden täyttämisessä, mukaan lukien tietosuojaa koskevat vaikutustenarvioinnit ja valvontaviranomaisen ennakkokuuleminen. Palvelun toiminnot ja dokumentaation ylittävästä avusta veloitetaan kohtuullinen, etukäteen sovittu korvaus.

Palvelussa ei ole Ilmoitusten automaattista vientitoimintoa. RehtIO toimittaa Asiakkaalle kopion sen Ilmoituksista, jos Asiakas pyytää sitä sähköpostitse ennen sopimuksen päättymistä. Asiakkaan vastuulla on pyytää kopio niistä Ilmoituksista, jotka sen on säilytettävä ilmoittajansuojelulain mukaisesti. Sopimuksen päätyttyä – kun Tilaus päättyy tai kun tili suljetaan kokeilujakson jälkeen ilman Tilausta – RehtIO poistaa Asiakkaan lukuun käsittelemänsä henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 90 päivän kuluessa, ellei EU:n tai jäsenvaltion lainsäädäntö edellytä niiden säilyttämistä. Varmuuskopioissa olevat kopiot poistuvat seuraavien 30 päivän kuluessa.

RehtIO antaa Asiakkaan käyttöön tiedot, jotka ovat tarpeen tämän sopimuksen ja tietosuoja-asetuksen 28 artiklan noudattamisen osoittamiseksi – ensisijaisesti tämän sopimuksen, tietosuojaselosteen ja alikäsittelijäluettelon – ja täydentää niitä pyynnöstä. Asiakas tai sen nimeämä salassapitovelvollinen riippumaton tarkastaja voi auditoida RehtIO:n toiminnan paikan päällä enintään kerran vuodessa, vähintään 30 päivää etukäteen ilmoittaen, tavanomaisena työaikana ja Asiakkaan kustannuksella, ellei valvontaviranomainen edellytä muuta. Auditointi ei saa antaa pääsyä muiden asiakkaiden tietoihin.

Tämän sopimuksen mukaisesta vastuusta määrätään käyttöehdoissa, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu. RehtIO voi muuttaa tätä sopimusta, jos lainsäädäntö sitä edellyttää tai jos muutos ei heikennä henkilötietojen suojaa; olennaisista muutoksista se ilmoittaa Asiakkaalle sähköpostitse vähintään 30 päivää etukäteen. Sopimus on voimassa niin kauan kuin RehtIO käsittelee henkilötietoja Asiakkaan lukuun, ja siihen sovelletaan käyttöehtojen tavoin Suomen lakia. Tätä sopimusta koskevat kysymykset: privacy@rehtio.fi.